الاتصال أو التواصل الإداري هي الآلية التي تشير إلى التفاعل والتعاملات الخاصة ببيئة العمل والمهام الوظيفية، وتتعدد أشكال ذلك التواصل بين المديرين والموظفين والأطراف الأخرى في علاقة العمل داخل المنظمات، وتستهدف جميعها ضمان سير العمل والإنتاجية والمرونة في أداء المهام المطلوبة، وأيا كان شكل أو آلية التواصل الإداري التي سنستعرض أبرزها فهي تعد حلقة الوصل بين الرؤساء والمرؤوسين.

أنواع التواصل الإداري 

ينقسم التواصل الإداري بشكل عام إلى نوعين رئيسيين هما التواصل التنازلي وسير المعلومات والمهام من المديرين وقادة المنظمات إلى الموظفين، والتواصل التصاعدي وسير المعلومات من الموظفين إلى المديرين، ويصنف التواصل الإداري بناء على طريقة التواصل إلى 4 أنواع هي التواصل اللفظي، ووسائط الاتصال والرسائل المكتوبة، ولغة الجسد، وتعابير الوجه والإيماءات.

1- التواصل اللفظي

يعد التواصل اللفظي من أكثر الطرق شيوعًا التي يستخدمها المدراء للاتصال بموظفيهم وتنظيم سير التكليفات والمهام الوظيفية، وتتطلب طريقة التواصل هذه إخبار أعضاء الفريق عن أدوارهم ومسؤولياتهم شفهيًا من خلال الكلمات، ولكي يكون التواصل ذو فعالية يجب أن تُختار الكلمات بعناية وأن ينتبه الطرف المستقبل أو المستمع إلى المتحدث وما يذكره.

ويجب على المتحدث أيضًا الاهتمام بالنبرة والطريقة التي يتحدث بها والتأكد من أنه مسموع لجميع الأطراف المشاركة، وتحديد محاور الحديث والموضوع، وتعد الاستعانة بالعروض التقديمية والندوات والمناقشات الجماعية والتحدث وجهًا لوجه والتواصل عبر الهاتف أو مناقشة مجموعة من الموظفين من أشكال التواصل اللفظي.

2- لغة الجسد

تعكس لغة الجسد الكثير من الرسائل والمشاعر خلال التواصل، لذا يجب أن يحرص الشخص سواء كان مدير أو موظف على أن تمنح لغة جسده انطباع إيجابي أثناء التفاعل مع الزملاء في العمل وأعضاء الفريق.

3- تعابير الوجه والإيماءات

يُفضل الأشخاص التواصل مع أصحاب الوجه البشوش المبتسم، لذا لا تكن عابس الوجه سواء كنت مدير أو موظف إذا ما أردت أن يحب الآخرين التواصل معك والتفاعل مع ما يصدر عنك من رسائل، كما تعد حركة اليد والإيماءات من الأمور الهامة في التواصل الإداري، ولا تصح الحركة المتكررة أو الانشغال بأشياء في اليد خلال التواصل دون داع، ويُفضل أن يكون التواصل بالعين حاضرًا بين المدير وفريق العمل في معظم الأوقات حتى يتحقق التأثير المستهدف.

4- وسائط الاتصال والرسائل المكتوبة

يعتبر التواصل عبر رسائل البريد الإلكتروني أحد أكثر الطرق موثوقية وفعالية في بيئة العمل، والتي يمكن أن تكون فعالة في بعض المهام المباشرة المختصرة مثل إخطار الموظفين بموعد الاجتماعات والقرارات والملخص الصادر عنها بعد الانتهاء، ويجب أن تُكتب تلك الرسائل بجمل مبسطة شارحة قصيرة وواضحة، كما لا يفضل استخدام الأحرف الكبيرة في رسائل البريد الإلكتروني إلا إذا تطلب الأمر.

وينصح عند استخدام رسائل البريد الإلكتروني في التواصل الإداري الرسمي ألا تتضمن رموز أو صور غير ملائمة أو ليس لها داع، وتجنب استخدام الخطوط التصميمية وتفضيل الخطوط البسيطة مثل Arial وأن يكون حجم النص 12، ويجب أن تصل الرسائل إلى الموظفين ذوي الصلة كافة، كما يجب إعلام قادة الفريق بما يطرأ من مستجدات.

ويمكن استخدام لوحة الإعلانات الرئيسية للشركة في نشر الأخبار العامة والقرارات الجديدة والإشعارات الخاصة بسير العمل، والمستجدات التي قد تطرأ على نظام العمل مع تحديد تواريخ تلك المنشورات بشكل واضح وفتراتها الزمنية إذا كانت تخص أمور محددة المدة.