تتردد أهمية مكتب إدارة المشاريع (PMO) في المنظمات بكثرة كلما ذكر أو تناول الحديث كيفية بلوغ المنظمات لأهدافها وخططها الاستراتيجية، ولم يعد يغفل أي مؤسس أو رئيس تنفيذي ومجلس إدارة أي منظمة ما يمكن أن يتحقق من مكاسب للمنظمة إذا كان لديها مكتب إدارة مشاريع، وما يضمنه ذلك المكتب من تنفيذ المشاريع وفق الخطة الزمنية والميزانية المحددة، لكن البعض قد يختلط عليه الأمر وتتداخل المعلومات حول تلك المكاتب ودورها وأهميتها وفوائدها التي سنتعرف عليها عبر الآتي. 

    تعريف مكتب إدارة المشاريع (PMO)

    يتضح من المسمى أن مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو قسم يختص بوضع وتحديد معايير إدارة المشروع والحفاظ عليها وضمان تحقيقها داخل المنظمة، ويكون هذا المكتب إما داخليًا أو خارجيًا، وترتكز مهامه على توحيد العمليات وتحسين الكفاءة من خلال إنشاء وصيانة وثائق المشروع وتطبيق أفضل الممارسات، وتتبع المقاييس والتدريب، إضافة إلى نقل مؤشرات تقدم المشروع للمديرين التنفيذيين ورؤساء مجالس الإدارة، وتحديد أولويات المشاريع بما يدعم تحقيق أهداف المنظمة.

      ويعرف معهد إدارة المشاريع PMI) Project Management Institute) مكتب إدارة المشاريع (PMO – Project Management Office) بأنه كيان تنظيمي يدعم إدارة المنظمة في متابعة المشاريع وإدارة مشاريع العملاء الخارجيين ومشاريع التطوير الداخلية، ويتابع عمليات الحوكمة ذات الصلة بالمشروع، ويسهل تقاسم الموارد والمنهجيات والأدوات والأساليب، وتتماشى أهدافه وعملياته ووظائفه بشكل كامل مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة كما يعمل كمركز كفاءة لممارسة إدارة المشاريع داخل المنظمة.

        ويعمل مكتب إدارة المشاريع الذي يعرف أيضًا بمكتب إدارة مجموعة البرامج كمركز إدارة مركزي يتولى بدوره الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بالمشاريع وتقديم التوجيهات والمقاييس الرئيسية في تنفيذ المشاريع التي تنفذ تحت إدارته، كما يساعد المنظمات في الحصول على عائد من استثماراتها وإضافة قيمة إلى القائمين على الإدارة من خلال المشاريع والبرامج والمحافظ، وذلك بالاستعانة بأدوات إدارة قوائم المشاريع التي توفر بيانات ورؤى حول المشاريع والبرامج الخاصة بالمنظمة.

          دور ومهام مكتب إدارة المشاريع

          تعود نشأة مكاتب إدارة المشاريع إلى القرن التاسع عشر والتي شهدت منذ ذلك تطور دورها بمرور الوقت لتتحول من أحد أنواع الحوكمة للصناعة الزراعية عام 1939م إلى كيان يستخدم لحل المشكلات ومواجهة المعوقات، لكنها لم تعرف بمفهومها الحالي كمكاتب لإدارة المشاريع (PMO) حتى الخمسينيات من القرن الماضي.

            وتختلف الحاجة إلى وجود مكتب لإدارة المشاريع حسب نشاط المنظمة وحجمها وطبيعة عملها، وإذا كانت المنظمة المحدودة لا تحتاج إلى ذلك المكتب، فليس هناك أدنى شك في احتياج المنظمات متعددة المشروعات والوظائف التي تتم بالتزامن في وقت واحد لمكتب يتولى إدارة مشاريعها، ولذا من المهم أن يكون توفر مكتب لإدارة مشاريعها على رأس أولوياتها والذي يختار وفق حجم ونطاق المشاريع، ويتولى من خلال ما يقدمه من كفاءات أو أدوات أو عمليات القيام ببعض المهام التي تساعد المنظمة في الإدارة بشكل أمثل ومنها:

              • اختيار المشاريع الملائمة: يتولى مكتب إدارة المشاريع اختيار الملائم والمناسب منها وما يتوافق مع أهداف المنظمة والمشاريع الأخرى القائمة، كما يعمل على وضع سياسات وعمليات ومسار العمل لتحديد وإدارة جميع المشاريع.
                • إدارة ومتابعة تقدم المشروع: يعمل مكتب إدارة المشاريع لدى المنظمة على المتابعة والتقييم المستمر لأداء المهام والتكليفات، ودعم الموظفين واطلاعهم على مسار التقدم والتواصل والتدريب المنتظم، إضافة إلى الحفاظ على ثقافة المشروع المشتركة، وتقنيات العمل الموحدة، وتحديد مقاييس المشروع ومؤشرات الأداء الرئيسية.
                  • إدارة الموارد بشكل فعال: يتولى مكتب إدارة المشاريع تحديد الأدوار والمسؤوليات والأولويات على أساس الميزانيات والجداول الزمنية المقررة لكل مشروع خاص بالمنظمة، كما يتولى وضع خطة لتدريب الموظفين لضمان إدارة المشروع بطريقة مبسطة وموحدة بين الجميع.
                    • جمع أدوات المشروع: يجمع مكتب إدارة المشاريع القوالب والبرامج والأدوات اللازمة لإنشاء مستودع للبيانات التي تخص المشروعات مما يساعد في التواصل والخروج بأفضل القرارات ومواجهة المعوقات.
                      • تطبيق الحوكمة: يطبق مكتب المشاريع الحوكمة في مختلف إجراءات العمل، كما يتابع اتخاذ القرارات بشكل صحيح من الأشخاص المناسبين بناء على المعلومات المتاحة، إضافة إلى المراجعة وتطوير هيكل المشروع والتأكد من وجود مساءلة ومحاسبة للمقصرين.
                          • الشفافية: تساعد الشفافية كقيمة مهنية القائمين على صنع القرار ومكتب إدارة المشاريع لدى المنظمة في توفير معلومات ذات صلة ودقيقة لدعم اتخاذ القرار الفعال.
                            • قابلية إعادة الاستخدام: يوفر مكتب إدارة المشاريع الوقت والجهد عند اختيار وتطبيق الممارسات، حيث يعد بمثابة مستودع للدروس المستفادة التي تقدم النماذج وتحقق أفضل الممارسات من خلال المشاريع الناجحة السابقة. 
                            • دعم التسليم: يهدم مكتب إدارة المشاريع الفعال لدى أي منظمة كل ما يعيق تسليم وتسلم المهام أو ما يتسم بالبيروقراطية، حيث يعمل على تسهيل أداء فرق العمل لوظائفهم بشكل أكثر فاعلية من خلال تبسيط التكليفات، وتقديم التدريب والتوجيه لضمان تحقق الجودة.
                                • التتبع: يتولى مكتب إدارة المشاريع كل ما يخص مهامه من الوثائق وتاريخ المشروع والمعرفة التنظيمية.