تحتاج الشركات أيًا كان حجمها إلى إقامة الاجتماعات بشكل مستمر، وذلك لتوزيع المهام اليومية ومتابعة جدول الأعمال، وقد يشعر بعض الموظفين بأن الاجتماعات هي أمر روتيني ممل لا فائدة له نظرًا لحدوثها بشكل متكرر، وقد تقضي بالفعل الاجتماعات غير الضرورية على الموارد الأكثر قيمة والمتمثلة في الوقت والموظفين.
والاجتماعات هي ثالث أكبر مسبب لضياع الوقت في أوقات العمل، حيث تنفق نحو 50% من أوقات الدوام في الاجتماعات سواء كانت اجتماعات فردية أو اجتماعات جماعية، وطبقًا لنتائج بعض الدراسات لرصد بعض الشركات الأمريكية، تسبب الاجتماعات غير الضرورية خسائر بمليارات الدولارات كل عام.
ومع ذلك فإن الاجتماعات ليست بالشيء السيء كما أشرنا مسبقًا، فالاجتماعات هي أداة عمل ضرورية لتبادل المعلومات وحل المشكلات ومتابعة التقدم، وتكمن فاعليتها في اتخاذ القرارات الجماعية، وتحقيق أهداف المنظمات وزيادة الإيرادات، لذا سنستعرض لكم أبرز الطرق لجعل الاجتماعات الدورية أكثر فاعلية.
1- تحديد جدول الأعمال
إذا قررت أن الاجتماع ضروري، يجب تحديد هدف الاجتماع بشكل مسبق، وأن تقوم بكتابة جدول الأعمال وتوزيعه على جميع الحاضرين قبل بداية الاجتماع، فجدول الأعمال يعد من الأدوات الهامة والفعالة في إدارة وقت خلال الاجتماعات، ومن أهم العناصر التي يجب أن يحتوي عليها جدول الأعمال.
أولًا: يحدد الهدف الرئيسي من الاجتماع أو الأهداف الرئيسية، والنتائج التي تأمل في الوصول والاتفاق عليها في هذا الاجتماع، وبذلك يكون الحاضرين جميعًا على علم واستعداد لما سيكون محل المناقشة.
ثانيًا: حدد قائمة بالموضوعات الأخرى التي سيتم مناقشتها والتي من شأنها المساعدة في الوصول إلى الهدف الأساسي من الاجتماع مع التركيز على تحديد مدة زمنية محددة لكل موضوع.
ثالثًا: حدد قائمة بالموظفين الذي سيكون حضورهم مهمًا ولديهم الخبرة والعلم بالمواضيع التي سيتم مناقشتها وسيساهمون في تحقيق الهدف الرئيسي من الاجتماع.
رابعًا: خصص جزء من الوقت للموضوعات المتنوعة خارج الموضوعات التي تخص الهدف الرئيسي للاجتماع.
2- خلق مساحات آمنة للنقاش
يعد النقاش أحد الحلول الفعالة لمعالجة الكثير من المشاكل المتعلقة بالعمل، وهناك طرق عديدة للنقاش والتعبير عن الرأي من أبرزها الاجتماعات، لذا يجب تعزيز ثقافة احترام الآراء المختلفة، وليست تلك هي الطريقة الوحيدة للاستماع للأفكار وآراء الناس، وفي حالة عدم رغبة الآخرين يمكن المساهمة في المقترحات كتابيًا في حالة عدم الرغبة في مناقشة الأفكار وجهًا لوجه.
3- استخدام التقنية
يمكن أن تساهم التقنية في تسهيل كل ما يتعلق بالاجتماعات وجعلها أكثر جاذبية، ويعد استخدام تقنيات الواقع الافتراضي أحد الوسائل التي سيكون لها تأثير في تغير تجربة وفعالية الاجتماعات خاصةً للموظفين العاملين عن بعد، حيث سيوفر الواقع الافتراضي لهم الفرصة ليشعروا وكأنهم في غرفة اجتماعات واحدة وبالتالي المشاركة في الاجتماع بفاعلية أكثر، ويمكن استخدام تقنية الذكاء الاصطناعي في تدوين الملاحظات، أو البحث عن الموارد عبر الإنترنت بشكل تلقائي، وهي من المهام التي تستنزف الكثير من الوقت وتشتت الانتباه.
4- التشجيع على المشاركة
إذا كان الاجتماع وجهًا لوجه، يجب أن تكون أجهزة اللابتوب مغلقة، والهواتف بعيدة عن الطاولة، إلا إذا كان الشخص يستخدمها في تدوين الملاحظات، وقد يذكر البعض أنه يستطيع التركيز في الاجتماع أثناء تصفح البريد الإلكتروني، لكن في أغلب الأوقات يتسبب ذلك في تشتيته وتشتيت زملائه بسبب كتاباته.
